Åbo Nations logo

ÅBO NATION

Arbetsordning

ARBETSORDNING

Godkänd av nationsmötet 23.1.2013.

Kapitel I. Styrelse, funktionärer och kommittéer

Kapitel II. Möteskallelse

Kapitel III. Medlemsskap

Kapitel IV. Symboler

Kapitel V. Lokalen

Kapitel VI. Förhållande till andra organisationer

Kapitel VII. Ändring av arbetsordningen

Kapitel I. Styrelse, funktionärer och kommittéer

Utöver vad som nämns i stadgarna ansvarar funktionärer för nedanstående uppgifter. Om funktionären är förhindrad att utföra sin uppgift är det på funktionärens ansvar att utse en ersättare. En funktionärs ansvarsområden kan vid behov delas upp på flera funktionärer.

Alla funktionärer åligger att

– Introducera uppgifterna till sina efterträdare och stöda dessa enligt behov.

– Dokumentera sin verksamhet och uppdatera manual/testamente/wiki för sin post.

Styrelse

Styrelsen åligger att

– Närvara på styrelse- och nationsmötena så ofta som möjligt, och meddela ordförande om de är förhindrade att delta i ett styrelsemöte respektive kurator om de är förhindrade att delta i ett nationsmöte.

– Tillse att diverse rättigheter, licenser, kontrakt etc. upprätthålls och överförs till efterträdare.

– Söka om bidrag och sponsorer.

– Upprätthålla ordningen i kansliet.

– Hålla kontakten till bostadsaktiebolag där nationen äger bostäder.

– Tillsammans med kurator hålla kontakten till Helsingfors universitets Studentkår (HUS), Svenska Studenters Intresseförening (SSI), Svenska nationer och ämnesföreningar (SNÄf), Nationernas samdelegation (NSD), Svenska studenters bostadsstiftelse (SSBS), Åbo och Björneborgs län (ÅBL) samt övriga organisationer där nationen är medlem.

– Se till att åtminstone en aboens (företrädesvis styrelsemedlem) deltar i Kupolkommitténs möten.

Ordförande åligger att

– Leda styrelsens arbete.

– Sammankalla styrelsen till möte samt agera som dess mötesordförande.

– Ansvara för att regelbundet informera om styrelsens arbete till inspektor, kurator och nationsmötet.

– Övervaka att arbetsordningen följs och att tillsammans med styrelsen göra förslag på ändringar till arbetsordningen för nationsmötet i januari.

– Ansvara för att skriva verksamhetsberättelse över det gångna året inom februari månad.

– Tillsammans med sin efterträdare i tillräcklig tid innan december månads nationsmöte till styrelsen inlämna förslag på verksamhetsplan för kommande verksamhetsår.

Vice ordförande åligger att

– Biträda ordförande i dennas arbete.

– Sköta ordförandes uppgifter ifall denna är förhindrad att sköta sina uppgifter.

Skattmästare åligger att

– Sköta nationens ekonomiska transaktioner, löpande ekonomiska ärenden, utbetalningar och indrivningar.

– Se till att det finns tillräckligt pengar på kontot.

– Utreda de ekonomiska möjligheterna för eventuella större anskaffningar och investeringar.

– I enlighet med nationens föreskrifter bokföra och förvalta nationens tillgångar, kassor och fonder i den mån de icke är underställda skärskild förvaltning.

– Presentera nationens ekonomiska läge vid varje nationsmöte samt presentera halvårsbokslut vid september månads nationsmöte.

– Före utgången av februari månad avsluta räkenskaperna och inlämna redovisning för senaste års förvaltning, omfattande nationens tillgångar, kassor och fonder.

– I tillräcklig tid innan december månads nationsmöte till styrelsen inlämna förslag till nationens budget för kommande kalenderår.

– Upprätthålla kontakten till nationens verksamhetsgranskare.

– Sammanställa en rapport till stipendiekommittén över utdelningsbara stipendiemedel inom februari månad.

– Informera ordinarie, extra och äldre medlemmar om medlemsavgift.

– Hålla kolla på vilka som betalt medlemsavgift och vid behov ta fram lista över dem

– Skriva intyg över medlemskap och underteckna dessa tillsammans med annan styrelsemedlem.

– Handha nycklarna till nationslokalen och upprätthålla en förteckning över betalda nyckelpanter och nyckelinnehavare.

– Sköta nationens försäkringar och förvar av värdesaker.

Sekreterare åligger att

– Föra protokoll vid styrelse- och nationsmöten.

– Se till att protokoll är skrivna och justerade, undertecknade och tillgängliga för nationsmedlemmar före följande möte.

– Redovisa protokoll vid möten.

– Ordna protokollutdrag vid behov.

– Se till att alla protokoll, föredragningslistor, årsfesthälsningar och årsfestinbjudningar arkiveras.

– Kolla posten och se till att information vidarebefordras.

– Informera aboenserna om årsfester och andra fester, ta emot anmälningar till dessa, vidarebefordra anmälningarna samt meddela skattmästaren om betalningar.

– Skicka hälsningar till årsfester där ingen aboens kan representera, skicka julhälsningar och sköta annan eventuell korrespondens.

– Upprätthålla en lista över givna årsfestgåvor.

– Uppdatera medlemsregistret regelbundet och årligen påminna aboenserna om att meddela sina ändrade adresser till sekreteraren.

– Se till att de nya medlemmarnas adresser införs i medlemsregistret.

– Påminna medlemmarna om att årligen uppdatera sina uppgifter i matrikeln.

– Se till att stadgesamlingen (nationens stadgar och arbetsordning) finns i kansliet, samt att den senaste versionen av arbetsordningen finns tillgänglig.

– Vid behov skaffa kanslimaterial.

Programchef åligger att

– Sammankalla programkommittén och leda dess arbete: planera, delegera, samt informera kommitténs medlemmar om vad som är på gång.

– Se till att minst en person från nationen (i första hand någon från programkommittén) är med i planeringsgruppen för gemensamma fester i Nypolen.

– Ta emot nationsmedlemmarnas förslag på program och undersöka huruvida de går att genomföra.

Infochef åligger att

– Upprätthålla nationens informationskanaler och informera om nationens verksamhet både internt och externt.

Till upprätthållandet hör att

– Uppdatera nationens e-postlistor och -alias minst en gång per termin.

– Uppdatera licenser och kontrakt för hemsidor, e-postlistor etc. minst en gång per år.

– Hantera användarrättigheter för nationens hemsida, e-postlistor, sociala medier etc.

Till informationsspridningen hör att

– Informera om nationens program både internt och externt.

– Informera på nationens e-postlista om program riktat till nationsmedlemmar.

– Informera på övriga studentorganisationers e-postlistor om program riktat även till utomstående.

– Uppdatera informationen, framför allt kalendern, på hemsidan.

– Informera om nationens program via sociala medier.

– Vid behov sköta om annonsering i primärt Studentbladet, Hufvudstadsbladet, Åbo Underrättelser och Nya Åland.

– Vid behov skicka ut pressmeddelanden om nationens förehavanden.

– Handha produktion och distributionen av affischer gällande större evenemang.

– Informera om nationens program via nationens anslagstavla.

– Informera om nationens program via eventuella övriga informationskanaler.

– Fungera som moderator för nationens e-postlistor.

– Sitta med i programkommittén.

Funktionärer

Till de olika funktionärsposterna kan vid behov väljas fler än en aboens.

Director cantus åligger att

– Huvudsakligen leda sången vid nationens samkväm.

– Förvalta nationens sångtraditioner och -repertoar samt arkivera noter och inspelningar.

– Sitta med i programkommittén.

Hundpolomästare åligger att

– Förvalta nationens hundpolotraditioner.

– Ordna hundpoloturneringar och –träningar.

– Ansvara för hundpoloutrustningen.

– Sitta med i programkommittén.

Idrottsansvarig åligger att

– Koordinera sportrelaterade evenemang, med aboenser både som åskådare och utövare.

– Sitta med i programkommittén.

Kulturansvarig åligger att

– Koordinera kulturevenemang för nationsmedlemmarna.

– Sitta med i programkommittén.

Hembygdsombud åligger att

– Upprätthålla kontakten till nationens område.

– Ordna hembygdsrelaterat program, såsom besök i hembygden, senapsprovning etc.

– Sitta med i programkommittén.

Fotograf åligger att

– Se till att nationens verksamhet d